벤처기업확인 현장조사, 무엇을 보고 무엇을 준비해야 할까?

서류를 다 내고 나면 다음 관문이 남습니다. 현장조사입니다. 그리고 이 구간이 준비 과정에서 가장 불안한 지점입니다. 무엇을 보는지 미리 알려주는 곳이 없기 때문입니다.

평가를 받는 연구개발·혁신성장·예비벤처유형이라면 현장조사는 정해진 절차입니다.

투자요건만 심사하는 벤처투자유형은 여기서 빠집니다.

두 가지를 나눠서 본다

현장에서는 성격이 다른 두 가지 일이 섞여서 이뤄집니다.

하나는 요건심사입니다. 확인기관은 신청을 받으면 벤처기업 유형에 따른 요건심사를 실시합니다. 이건 "우리가 제출한 것이 사실인가"를 맞춰 보는 일에 가깝습니다. 연구 조직이 실제로 있는지, 연구개발비로 잡은 항목이 실제 지출과 맞는지 같은 것들입니다.

다른 하나는 평가입니다. 기술의 혁신성과 사업의 성장성을 정해진 평가표에 따라 봅니다. 이쪽은 맞고 틀리고가 아니라 설명이 얼마나 충분하냐의 문제입니다.

이 둘을 구분하면 준비 방향이 달라집니다. 앞쪽은 자료를 갖추는 일이고, 뒤쪽은 이야기를 갖추는 일입니다.

자료 쪽은 낸 것과 있는 것이 맞아야 한다

신청할 때 내는 서류에는 이런 것들이 들어갑니다. 중소기업확인서, 사업자등록증, 법인등기사항전부증명서, 부가가치세 과세표준증명원(직전 4개 분기), 재무제표(최근 3개년), 매출원장, 고용보험 사업장 취득자 명부, 4대 사회보험 가입자 명부.

연구개발유형이면 여기에 더 붙습니다. 연구개발조직 인정서, 연구개발조직 소속 인력 현황(변경신고 내역 포함), 인건비 산정내역서, 인건비 외 개발비용 산정내역서.

그리고 자체기술개발 증빙으로 조직도와 연구소·전담부서 직원현황, 급여대장 또는 인건비 원장, 임차·리스 계약서, 매입장, 개발계획서, 개발비 원장, 개발비 이체내역까지 요구됩니다.

여기서 자주 걸리는 것이 마지막 항목입니다. 개발비를 썼다는 장부는 있는데 실제로 나간 돈의 흐름을 보여주지 못하는 경우입니다. 그래서 통장 송금내역이나 이체확인증이 필요합니다.

현장에서는 이 자료들이 회사 안에 실제로 있는지를 확인하게 됩니다. 그러니 준비는 새로 만드는 일이 아니라 찾아서 한자리에 모아 두는 일입니다.

이야기 쪽은 무엇을 왜 하는지 설명한다

평가표가 보는 축은 대체로 이렇게 나뉩니다. 기술 쪽에서는 기술개발 기반·활동·성과를, 사업 쪽에서는 사업화 기반·활동·성과를 봅니다.

말을 바꾸면 이런 질문들입니다.

• 이 기술을 개발할 만한 사람과 조직이 회사 안에 있는가
• 개발을 실제로 하고 있는가, 계획은 구체적인가
• 그 기술이 남과 무엇이 다른가
• 목표로 하는 시장이 어디이고, 왜 거기인가
• 거기에 어떻게 들어가고 있는가

여기서 흔한 실수는 기술을 어렵게 설명하는 것입니다. 평가자는 우리 회사의 도메인 전문가가 아닙니다. 어려운 설명은 깊이로 읽히지 않고 설명이 안 된 것으로 읽힙니다.

반대 방향의 실수도 있습니다. 실제보다 크게 말하는 것입니다. 자료와 현장이 함께 확인되는 자리라 부풀린 부분은 대체로 드러납니다. 서류 준비는 있는 것을 제대로 보이게 하는 일이지 없는 것을 만드는 일이 아닙니다.

현장 하루를 위한 준비

실무적으로는 이 정도만 해 두셔도 크게 다릅니다.

• 제출한 자료를 출력하거나 화면에 바로 띄울 수 있게 정리해 둡니다. 찾느라 시간을 쓰면 그 자체가 인상이 됩니다.
• 연구 조직이 근거라면 그 인력이 그날 회사에 있도록 일정을 맞춥니다.
• 개발비 증빙은 장부와 이체내역을 짝지어 둡니다. 하나만 있으면 되묻게 됩니다.
• 사업계획서에 쓴 내용과 지금 상태가 다르면 그 차이를 먼저 설명합니다. 지적당한 뒤에 해명하는 것과 먼저 말하는 것은 다르게 들립니다.
• 답할 사람을 정합니다. 기술과 사업을 한 사람이 다 답하기 어려우면 나눠 두되, 서로 말이 어긋나지 않게 미리 맞춰 둡니다.

하지 말아야 할 준비

반대로 준비라고 생각했다가 역효과가 나는 것들이 있습니다.

사무실을 하루짜리로 꾸미는 것. 평소와 다른 상태는 대체로 티가 납니다. 그리고 그날 본 것과 제출한 자료가 어긋나면 설명할 일이 늘어납니다.

모든 질문에 완벽하게 답하려는 것. 모르는 것을 아는 척하면 뒤따르는 질문에서 무너집니다. "그 부분은 확인해서 알려드리겠다"가 더 나은 답인 경우가 많습니다.

계획을 실제보다 크게 말하는 것. 사업계획서에 적은 것과 현장에서 말하는 것이 다르면 어느 쪽도 신뢰를 얻지 못합니다.

자료를 금방 찾을 수 있게 해 두는 것이 꾸미는 것보다 중요합니다. 자료가 어디 있는지 모르면 찾는 데 시간이 걸리고, 왜 그렇게 했는지 설명하지 못하면 질문이 이어집니다.

그 뒤에 남는 절차

현장조사가 끝나면 결과가 바로 나오지 않습니다. 평가 결과를 바탕으로 벤처기업확인위원회의 심의·의결을 거칩니다. 위원회는 산업계·지원기관·학계·연구계 등의 전문가로 구성되어 있습니다.

즉 마지막 결정은 회사가 내리지 않습니다. 회사가 영향을 줄 수 있는 구간은 서류와 현장까지입니다. 그래서 그 구간에 준비를 집중하는 것이 맞습니다.

그래서 우리 회사는

현장에서 되묻는 것은 대체로 여기서 나옵니다.

• 현장조사는 연구개발·혁신성장·예비벤처유형에 정해진 절차입니다.
• 현장에서는 자료가 맞는지 보는 요건심사와 설명이 충분한지 보는 평가가 함께 이뤄집니다.
• 자료 쪽은 찾아서 모아 두는 일이고, 특히 개발비는 장부와 이체내역을 짝지어 두는 것이 핵심입니다.
• 평가 쪽은 쉽게, 그리고 사실대로 설명하는 것이 유리합니다.

준비 부담은 두 군데에서 달라집니다. 하나는 개발비입니다. 장부에 적힌 한 줄마다 통장에서 나간 이체내역이 붙어 있는 회사는 그날 자료를 꺼내 보이면 끝나지만, 장부만 있고 돈의 흐름이 안 보이는 회사는 그 줄마다 되묻는 질문을 받게 됩니다. 다른 하나는 사업계획서입니다. 써 둔 내용과 지금 상태가 같으면 설명할 것이 없고, 달라졌으면 왜 달라졌는지를 먼저 꺼내야 합니다. 바뀐 것 자체는 문제가 되지 않지만, 지적당한 뒤에 해명하면 같은 사실이 다르게 들립니다.

짝이 맞는 줄과 비는 줄은 상담에서 나눠 봅니다.