기업부설연구소와 연구개발전담부서, 어느 쪽을 준비해야 할까?

벤처기업확인(벤처인증)을 준비하다 보면 거의 모든 회사가 한 번은 이 갈림길에 섭니다. "기업부설연구소를 만들어야 하나, 연구개발전담부서면 되나."

그런데 이 질문에 답하기 전에 먼저 정리할 것이 있습니다. 제도가 인정하는 조직은 두 개가 아니라 네 개입니다. 조직을 갖춘다고 끝나는 것도 아닙니다.

인정되는 조직은 네 가지다

연구개발유형이 요구하는 조직 요건은 이렇습니다. 기업부설연구소, 연구개발전담부서, 기업부설창작연구소, 기업창작전담부서 가운데 하나 이상을 보유하면 됩니다.

「하나 이상」이 핵심입니다. 연구소여야 하는 것이 아니고, 넷 중 어느 하나를 갖추고 있으면 이 요건은 충족됩니다.

네 가지는 인정서를 발급하는 기관 기준으로 두 갈래입니다.

• 기업부설연구소·연구개발전담부서 인정서는 한국산업기술진흥협회(KOITA)에서 발급합니다. 자연계 기술 개발 조직 쪽입니다.
• 기업부설창작연구소·기업창작전담부서 인정서는 한국콘텐츠진흥원(KOCCA)에서 발급합니다. 문화·콘텐츠 창작 조직 쪽입니다.

콘텐츠·문화산업 쪽 사업을 하는 회사라면 자연계 기술 조직 형태를 억지로 맞추는 대신 창작 쪽 조직이 맞는 경우가 있습니다.

무엇이 다른가

네 가지 조직은 인정 요건의 무게가 다릅니다. 일반적으로 연구소 쪽이 전담부서 쪽보다 요구하는 것이 많습니다. 인력 기준과 공간·시설 기준이 함께 붙기 때문입니다.

기업 규모와 업종, 창업 시점에 따라 기준이 다르고 개정도 됩니다.

여기서 알아두실 것이 하나 있습니다. 벤처기업으로 확인받으면 이 인력 기준이 완화됩니다. 기업부설연구소와 연구개발전담부서의 연구전담요원 인정기준은 벤처기업의 경우 2명 이상, 기업부설창작연구소와 기업창작전담부서의 창작전담요원 기준은 3명 이상으로 정해져 있습니다.

조직을 갖추기 어려워서 벤처확인을 포기하려던 회사도, 벤처확인을 받고 나면 조직을 갖추기 쉬워집니다. 그렇다면 조직이 없는 상태에서 갈 수 있는 다른 갈래가 있는지를 먼저 보는 것이 순서가 됩니다.

조직만 갖추면 되는 것이 아니다

여기서 가장 자주 어긋나는 지점입니다. 연구개발유형의 요건은 조직 하나가 아닙니다.

• 직전 4개 분기 연구개발비 합계 5천만원 이상
• 같은 기간 총매출액 중 연구개발비 비율이 업종별 기준 이상 (5%는 하한이고 업종·매출규모에 따라 최대 10%)
• 다만 창업 3년 미만인 경우 매출 대비 비율은 적용하지 않습니다

여기서 특히 오해가 잦은 것이 5%라는 숫자입니다. 이 비율은 모든 업종에 똑같이 적용되지 않습니다. 소프트웨어 개발·공급업, 컴퓨터프로그래밍·시스템통합관리업, 정보서비스업처럼 연구개발 비중이 높다고 보는 업종에는 5%보다 높은 비율이 적용되고, 같은 업종 안에서도 매출 규모에 따라 다시 달라집니다. 매출이 작은 구간일수록 요구되는 비율이 높습니다.

그러니 IT 회사가 "우리는 매출의 5%는 개발에 쓰니까 된다"고 계산하면 어긋날 수 있습니다.

즉 조직을 만들어 놓고도 비용 요건에서 걸리는 경우가 생깁니다. 개발은 하고 있는데 그 비용이 인건비 외 항목으로 흩어져 있거나, 매출이 늘어 비율이 떨어지는 경우가 대표적입니다.

이때 쓰는 연구개발비는 회계장부의 경상연구개발비가 아닙니다. 벤처기업확인에서는 별도의 산정기준으로 다시 셉니다. 장부 숫자를 그대로 가져다 쓰면 계산이 맞지 않습니다.

그래서 "조직부터 만들자"는 판단이 위험합니다. 조직을 갖추는 데는 시간과 인력이 들어가는데, 그 부담을 다 치른 뒤에 비용 요건에서 막히면 되돌리기 어렵습니다. 조직과 비용 요건을 함께 계산한 다음에 시작하는 것이 순서입니다.

서류에서 놓치기 쉬운 것

조직을 갖췄다면 신청 단계에서 챙길 것이 몇 가지 더 있습니다.

• 연구개발조직 인정서는 신청일 기준 2주 이내에 발급된 문서여야 합니다. 예전에 받아둔 인정서를 그대로 내면 다시 요청받습니다.
• 연구개발조직 소속 인력 현황은 변경신고 내역을 포함해야 합니다.
• 인건비 산정내역서는 지정양식으로 작성해야 하고, 인건비 외 개발비용은 별도 내역서로 따로 정리합니다.

여기에 조직도와 연구소·전담부서 직원현황, 급여대장 또는 인건비 원장, 개발계획서, 개발비 원장, 개발비 이체내역 같은 증빙이 함께 붙습니다. 개발을 실제로 했다는 사실과 그 개발을 자료로 보이는 일은 다릅니다.

그래서 우리 회사는

조직 하나로 정리되는 문제가 아닙니다.

• 연구소여야 하는 것이 아닙니다. 인정되는 조직은 네 가지이고, 그중 하나면 요건이 충족됩니다.
• 콘텐츠·문화산업 쪽이라면 창작 조직이라는 선택지가 따로 있습니다.
• 조직은 요건 중 하나일 뿐입니다. 연구개발비 요건이 함께 걸리고, 여기서 막히는 경우가 흔합니다.
• 조직을 갖추기 어렵다면 연구 조직을 요구하지 않는 갈래를 먼저 확인하는 것이 순서입니다.

조직을 만들지 말지는 창업일과 급여대장, 이 두 가지로 정해집니다. 창업 3년이 안 된 회사는 조직과 직전 4개 분기 연구개발비 5천만원까지만 맞추면 되지만, 3년이 지난 회사는 여기에 업종별 비율이 하나 더 붙습니다. 그리고 그 비율의 분자는 장부의 경상연구개발비가 아니라 지정양식으로 다시 산정한 값이라, 개발 인건비가 어느 항목에 흩어져 있는지에 따라 같은 지출이 들어오기도 하고 빠지기도 합니다.

조직을 만들기 전에 나눠 둘 것

조직을 만들었을 때 연구개발비 요건까지 닿는지는 통화에서 먼저 계산해 드립니다. 창업 3년이 안 된 회사라면 조직을 만드는 몇 달이 그대로 확인으로 이어지고, 3년이 지났는데 비율이 멀다면 연구 조직을 요구하지 않는 갈래가 그 몇 달보다 먼저 열려 있는 경우가 많습니다.