기업부설연구소, 연구노트와 지출 증빙은 언제부터 챙기나요?

기업부설연구소의 연구노트와 지출 증빙은 연구를 시작하는 날부터 쌓는 것이 맞습니다. 연구개발유형은 직전 4개 분기의 연구개발비를 기준으로 보기 때문에, 신청 직전에 몰아서 정리하면 그 기간의 근거가 빠지기 쉽습니다.

여기서 증빙은 두 갈래입니다. 하나는 연구가 실제로 있었다는 기록이고, 다른 하나는 그 연구에 돈이 쓰였다는 기록입니다.

연구개발유형이 지출을 세는 기간은 어디까지인가요?

연구개발유형은 직전 4개 분기의 연구개발비 합계를 요건으로 둡니다. 신청하는 날이 정해지면 거꾸로 네 분기가 그대로 심사 구간이 됩니다.

이 구간은 신청 시점에 맞춰 움직입니다. 올해 초에 쓴 비용도 신청이 뒤로 밀리면 구간 밖으로 나갈 수 있습니다.

그래서 신청일을 정하기 전에 지난 네 분기의 지출부터 훑어보는 것이 순서입니다. 구간 안에 증빙이 없는 분기가 있는지 먼저 알아야 일정을 잡을 수 있습니다.

연구소나 전담부서는 지출보다 먼저 서 있어야 합니다

연구개발유형 요건에는 기업부설연구소, 연구개발전담부서, 기업부설창작연구소, 기업창작전담부서 중 1개 이상을 보유한다는 조건이 있습니다. 넷 중 하나만 갖추면 됩니다.

연구비 증빙은 이 조직 소속의 연구요원이나 이 조직이 쓴 비용이라는 연결이 있을 때 의미를 가집니다. 조직이 없던 시기의 지출은 같은 장부에 있어도 성격이 달라질 수 있습니다.

조직을 갖춘 날짜가 기준입니다. 이후의 인건비와 재료비를 모으는 출발선이 그 날짜가 됩니다.

연구노트는 과제를 시작하는 날부터 씁니다

연구노트는 나중에 복원하기 가장 어려운 기록입니다. 누가 어떤 과제를 언제 했는지는 그 시점에 써야 남습니다.

과제 이름, 담당 연구요원, 시작한 날, 그날 한 일을 날짜 순으로 이어 쓰면 최소 구성이 됩니다. 길게 쓸 필요는 없고 끊기지 않는 것이 중요합니다.

인건비와 재료비를 어느 과제에 넣었는지 설명할 때 연구노트가 연결 고리가 됩니다. 노트와 지출 자료에 같은 과제 이름이 쓰였는지가 둘을 잇는 기준입니다.

인건비는 누구의 인건비인지부터 나눠 둡니다

연구비로 들어가는 인건비는 연구소나 전담부서에서 과학기술 분야 연구업무에 종사하는 연구요원과, 그 업무를 직접 지원하는 사람의 몫입니다. 같은 회사 직원이라도 이 범위 밖이면 들어가지 않습니다.

지배주주, 총발행주식의 10%를 넘게 가진 주주, 그와 특수관계인의 인건비는 빠집니다. 대표자가 연구를 직접 이끄는 회사라면 이 줄에서 합계가 크게 달라질 수 있습니다.

직원 명단에 연구요원 표시, 담당 업무, 지분 보유 여부가 한 줄씩 적혀 있으면 됩니다. 매달 급여대장과 맞춰 보면 됩니다.

외주비는 맡긴 곳이 어떤 기관인지 기록합니다

위탁이나 공동개발 비용은 아무 업체에나 맡긴 것이 아니라 정해진 기관에 맡긴 것이 들어갑니다. 대학, 정부출연연구기관, 산학협력단, 기술시험·검사·분석업 기업 등이 그 목록에 있습니다.

계약서에 상대 기관의 종류가 드러나야 나중에 분류가 쉽습니다. 계약 때 사업자등록증과 기관 성격을 알 수 있는 자료를 함께 받아 두십시오.

시범제작에 드는 외주가공비는 재료비 쪽 항목에 들어갑니다. 같은 외주라도 시범제작용인지 위탁연구용인지에 따라 들어가는 줄이 달라집니다.

재료비와 시설 임차비에는 연구용이라는 표시를 붙입니다

견본품, 부품, 원재료, 시약류 구입비는 연구용으로 쓴 것이어야 합니다. 영수증만으로는 연구용인지 생산용인지 드러나지 않습니다.

구매할 때 품목 옆에 용도를 적고, 연구노트의 같은 날짜에 사용 내용을 남기면 둘이 이어집니다. 이 두 줄을 같이 남기는 습관이 가장 효과가 큽니다.

시설 임차비도 연구소나 전담부서가 직접 쓰는 연구·시험용 시설이어야 합니다. 임대차계약서에 사용 부서와 용도가 적혀 있는지 점검하십시오.

비율은 직전 4개 분기 총매출액을 분모로 계산합니다

연구개발비 비율의 분모는 직전 4개 분기 총매출액입니다. 연간 매출액이나 회계연도 매출을 그대로 넣으면 기간이 어긋납니다.

기준 비율은 업종과 매출 규모에 따라 정해집니다. 예를 들어 소프트웨어개발 공급업은 매출 50억 미만 구간에서 10%입니다.

연구개발비가 그대로인데 매출만 늘면 비율은 내려갑니다. 분기별 매출과 연구개발비를 같은 표에 적어 두면 어느 구간에서 기준선을 밑도는지 바로 드러납니다.

창업 3년 미만이면 비율 요건이 적용되지 않습니다

창업 3년 미만 기업에는 연구개발비 비율 요건이 적용되지 않습니다. 연구조직 보유와 연구개발비 합계 요건은 그대로 남습니다.

그래서 창업한 지 얼마 안 된 회사는 매출 대비 비율보다 합계 쪽 증빙이 더 중요해집니다. 매출이 작은 시기에는 비율이 높게 나와도 합계가 모자란 경우가 있습니다.

창업일이 언제로 잡히느냐에 따라 비율 요건이 붙기도 하고 빠지기도 합니다. 3년이 되는 시기 앞뒤로 신청을 계획했다면 이 날짜부터 정하십시오.

분기마다 한 장씩 닫는 정리 순서

분기가 끝나면 그 분기를 바로 닫는 방식이 가장 덜 힘듭니다. 한 해를 몰아서 하면 기억에 의존하게 됩니다.

• 연구노트: 그 분기의 과제별 기록이 날짜 순으로 끊기지 않았는지
• 인건비: 연구요원 명단과 급여대장이 맞는지, 지분 보유자가 섞이지 않았는지
• 재료비와 임차비: 영수증마다 과제 이름과 용도가 붙었는지
• 외주비: 상대 기관의 종류가 계약서에서 드러나는지
• 분기 매출과 연구개발비가 같은 표에 적혀 있는지

이 다섯 줄을 분기마다 한 장에 모아 두면, 신청할 때는 최근 네 장만 꺼내면 됩니다. 여기까지는 회사에서 직접 하셔도 어렵지 않습니다.

연구개발유형은 요건심사와 현장조사를 둘 다 받습니다

연구개발유형은 평가를 받는 유형이라 현장까지 조사합니다(벤처투자유형은 요건심사만 거칩니다). 연구조직과 연구개발비 요건은 요건심사에서 연구노트와 분기별 자료로 확인합니다.

요건심사에서는 앞서 모은 분기별 자료가 그대로 쓰입니다. 기록이 날짜별로 이어져 있으면 질문을 받았을 때 꺼낼 곳이 정해져 있습니다.

현장조사에서는 연구 현황을 말로 설명하게 됩니다. 연구노트가 있으면 무엇을 언제 했는지 기억에 기대지 않고 답할 수 있습니다.

확인을 받은 뒤에도 기록은 이어집니다

벤처기업 확인의 요건은 유효기간 동안 유지되어야 하고, 갖추지 못하게 되면 취소될 수 있습니다. 매출이 늘었다는 사실만으로는 취소되지 않습니다.

기록이 이어져 있으면 비율이 내려간 분기가 있어도 그 이유를 설명할 수 있습니다. 노트와 지출 자료를 멈추지 않는 것이 요건 유지의 기본 대비입니다.

재확인은 유효기간 만료 2개월 전부터 만료 후 1개월 이내에 신청하며, 신규와 같은 신청·평가 절차로 진행됩니다. 그 구간이 시작될 때 최근 네 분기 기록이 갖춰져 있는지가 기준입니다.

우리 회사는 어느 쪽일까

• 지난 네 분기의 연구개발비를 분기별로 한 표에 적어 둔 것이 있습니까?
• 연구요원 가운데 지분 10%를 넘게 가진 사람이나 그 특수관계인이 섞여 있습니까?
• 외주를 맡긴 곳이 어떤 종류의 기관인지 계약서만 보고 말할 수 있습니까?

두 번째와 세 번째 질문에서 머뭇거려진다면 연구개발비 합계가 생각보다 줄어 있을 수 있습니다.

연락처를 남기면 먼저 하는 일

연락처를 남겨 주시면 영업일 기준 하루 안에 연락드리고, 인건비·외주비·재료비 중 어느 항목 때문에 합계가 달라지는지부터 함께 봅니다. 업종은 합계가 아니라 비율 기준을 정하므로, 신고한 업종에 맞는 기준 비율도 따로 확인합니다. 서류는 그때 안내합니다.